隨著業務的發展和企業信息化建設的需要，企業管理層逐步意識到傳統辦公中存在許多問題：

u      傳統辦公事務工作的繁瑣、重復勞動和檢索不便。  

u      使用紙質文件，造成大量時間、紙張和耗材的浪費，效率低下。

u      信息流轉不暢通造成的高溝通成本，低響應速度。

u      任務分配的不明確，缺少協作和反饋。

u      員工的經驗和知識缺乏積累和共享不能使企業迅速提升。

u      缺乏依據造成領導層的決策困難。

為解決上述問題，企業急需在內部建立一個知識共享與辦公協作平臺，通過信息發布、電子郵件、手機短信、在線聯系等手段，加強員工之間的溝通協作、文檔及資源的共享、工作流程的審批以及企業文化的營造,全面提升和優化信息化的服務能力和應用水平。

企業的業務在不斷拓展，企業的規模在不斷擴充，要求作為高層管理決策層的辦公活動在效率和管理科學性方面有進一步的改善和提高。例如目前辦公活動中涉及的信息（包括公文、各種數據資料等），一般是基于紙質載體的，信息傳遞慢，查詢困難，共享不及時，造成辦公效率低。又如上級單位下發，各部門、各項目上報的定期或不定期數據資料信息量大且繁雜，單靠人工來進行這些信息的收集、匯總、統計、分析十分困難，在準確性方面難以保證，從而影響領導決策的科學性。因此，應依照的信息處理技術，從根本上改善辦公環境和條件，使企業的管理水平有質的飛躍。

采用OA電子自動化的管理手段，使辦公效率大的提高，基本實現公文、簽報和審批等電子化，大量減少辦公用紙數量,從而降低管理成本。

通過OA知識管理系統，企業員工在內部網上學習到管理規范，各部門工作流程、產品知識、客戶及企業競爭的知識、各個部門的培訓教材、企業的發展現狀和方向分析等。通過圖書館、檔案管理、信息發布、數據中心等有關知識，逐步形成一個資源豐富、內容分類、主題相關、協作互通的知識庫。

通過辦公平臺，將其它系統中各種流程事務融合進來。如財務系統中的費用報銷。同時，OA辦公自動化可以作為一個統一的入口實現對其它各種業務的綜合查詢。